Každá úspěšná společnost si postupem času uvědomí nutnost využívání moderního CRM systému pro řízení svého podnikání. Přínos dobře zvoleného CRM je neoddiskutovatelný a náklady i čas investovaný společností se mnohonásobně vrací v přehlednosti veškerých činností a zefektivnění firemních procesů.
Při plánování samotné implementace software ve společnosti se klade zásadní důraz na kvalitně provedenou analýzu, dobře řízený samotný iterativní vývoj, uživatelské testování a následné finální školení uživatelů. Na co se ale velmi často zapomíná je maximální výtěžnost vkládaných dat pro různé skupiny uživatelů.
Často se tak při implementaci systému spokojíme se základními grafy a přehledy nad implementovaným systémem. Předpřipravené grafy a reporty jsou určitě cenným nástrojem pro řízení a plánování všech vnitřních procesů společnosti, ale pokud je nebudeme aktivně využívat a nepřizpůsobíme je specifickým potřebám dané společnosti, často tak budou jen pracně vložená data nesprávně zobrazovat.
„Spokojeným uživatelem se můžete stát až při plném využívání CRM systému. A to se nestane bez kvalitně nastaveného reportingu. Ten je však nutné pravidelně upravovat, aby reflektoval vznikající změny v chodu společnosti.“
Mnoho společností ani netuší, jak cenná data mají ve svém systému k dispozici a jak lze tyto data snadno proměnit v užitečný graf nebo report, pomocí kterého lze například objevit nesprávný postup při realizaci, již v samotném zárodku. Dalším častým neduhem je zobrazování velkého množství různých grafů a statistik uživatelům. Staré přísloví „všeho moc škodí“ platí samozřejmě i v množství informací, které se daným uživatelům zobrazuje. Pokud se uživateli zobrazí 30 grafů, které jsou povětšinou pro uživatele nezajímavé, většinou se uživateli v této hromadě informací velmi snadno ztratí ty důležité, podle kterých by se měl řídit. V neposlední řadě určitě nebude správné, pokud obchodník uvidí manažerský report svého nadřízeného a bude si moct zobrazit například odměny celého oddělení.
Alfou a omegou pro každého uživatele je kvalitně zpracovaný dashboard. Dashboard musí obsahovat všechny klíčové ukazatele pro daného uživatele, pomocí kterých bude schopen ihned vyhodnotit aktuální stav svěřené oblasti, vyhodnocení výsledků za určité definované období, ale i predikci budoucích stavů. Dashboard musí být tedy přesně nastaven pro potřeby daného okruhu uživatelů a názorně upozorňovat na všechny nestandardní stavy.
Není dobré podceňovat sílu grafů a již při prvotní analýze implementace je třeba si definovat klíčové ukazatele pro jednotlivé uživatele nebo skupiny uživatelů a způsob jejich zobrazení. Možností, jak tyto statistiky zobrazit, je nespočetně, a proto je nutné si v této části ujasnit, jaká data jsou důležitá pro určitou skupinu uživatelů a jakým typem grafu daná data zobrazíme tak, aby byla přehledná a měla okamžitou vypovídající hodnotu.
Neměli bychom spoléhat na to, že si uživatele budou aktivně procházet seznamy nahromaděných dat. Ty nejdůležitější bychom jim měli přehledně zobrazit na důležitých místech. Zároveň je také třeba vzít v úvahu přirozené lidské chování – chybovost. Je přínosné vytvoření si souhrnných grafů pro zachycení chybového jednání jednotlivých uživatelů.
