Už jen 63 dní zbývá do začátku platnosti GDPR – strašáka nejednoho podnikatele. Se zabezpečením vašeho Vistos CRM vám rádi pomůžeme. Máte vše připravené? Pojďme si shrnout, na co bychom neměli v přípravách na obecné nařízení o ochraně osobních údajů v žádném případě zapomenout.
Práva subjektů osobních údajů a povinnosti správce
- právo na informace
- kdo a jak zpracovává které osobní údaje
- právo na opravu chybných osobních údajů
- právo na smazání (právo být zapomenut)
- právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
- právo na přenos údajů
- povinnost informovat subjekty osobních údajů o „data breach“ (neoprávněném zpracování, přístupu nebo použití osobních údajů)
Ve srozumitelném jazyce to tedy znamená:
Používáte-li CRM, měli byste vědět, kdo, v jakých případech (procesech), jak a které dokumenty s osobními údaji používá, a na požádání být schopni tyto informace poskytnout. Smazat všechny dokumenty, které obsahují v atributech nebo v samotném obsahu osobní údaje, a také všechny dokumenty, které se týkají osoby žádající o smazání. V případě odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů omezit, resp. zakázat další zpracování všech dokumentů, které obsahují v atributech nebo v samotném obsahu osobní údaje, a také všech dokumentů, které se týkají dané osoby. Poskytnout všechny dokumenty, které obsahují v atributech nebo v samotném obsahu osobní údaje, a také všechny dokumenty, které se týkají osoby žádající o přenos. V případě „data breach“ dokázat identifikovat, čí a které údaje byly postiženy, a v termínu informovat o této skutečnosti všechny subjekty, které byly „data breach“ dotčeny.
Co to znamená pro Vistos CRM?
Abychom uživatelům Vistos CRM usnadnili život i po začátku platnosti GDPR, udělali jsme řadu úprav. Díky tomu budete mít údaje spadající do GDPR plně pod kontrolou.
Přidali jsme nová pole
Firma, Kontakt a OSVČ budou mít nové pole Souhlas s GDPR. V něm lze nastavit, zda souhlasí či nesouhlasí se zpracováním osobních údajů.
Pole s hodnotou GDPR jsme vybarvili
U standardních polí jsme již hodnotu GDPR přednastavili. Na stránce uvidíte pole s hodnotou GDPR = Ano jako podbarvená. Vy sami si můžete hodnotu GDPR u jednotlivých polí nastavit.
Poskytování informací o zpracování osobních údajů v CRM Vistos jednoduše
Jak už jsme uvedli výše, váš klient i obchodní partner bude mít právo na informace o tom, jaké jeho osobní údaje kdo a jak zpracovává. Abychom z toho všichni nezešedivěli, systém jsme v CRM Vistos maximálně zjednodušili. Žadateli tak budete moci předat výpis o tom, kdo informace k jeho osobě zpracovává.
Právo být zapomenut snadno a rychle
Na žádost vašeho zákazníka budete moci jeho údaje snadno a rychle vymazat. Vistos CRM mu navíc automaticky zašle e-mail s tiskovým reportem o promazání údajů.Vznikne žádost od zákazníka.
Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů? Žádný problém.
Stačí jen odškrtnout pole Souhlas s GDPR. Pokud bude pole Souhlas s GDPR nastaveno jako „Ne“, nebude možné do polí s hodnotou GDPR „Ano“ zadávat nové hodnoty.
Důležitý detail: vložené dokumenty
Každý dokument s hodnotou „Ano“ bude zahrnut do výpisu osobních údajů. Stejně tak s ním bude zacházeno při mazání informací nebo poskytování informací o zpracování osobních údajů.
